ELBIS - Bewerbungsmanagement

Elektronisches Bewerbungsmangement / Einstellungsmanager / Elektronische Personalakte

Krankenhäuser, Kommunen und größere Unternehmen müssen sich immer mehr der "Bewerberflut" stellen. Schriftlich oder per Email eingereichte Bewerbungen müssen gesichtet, dokumentiert, eingeordenet und ggf. zurück geschickt werden. Eine riesige Verwaltungsaufgabe, die optimiert werden kann!

Hierbei hilft ELBIS! Vom Bewerbungseingang bis zum Anstellungsvertrag. Und noch weiter... Zielgerichtete Auftragerteilung nach Einstellung - Emailadresse, Kleidergröße, Zugangskennungen, Parkplatzzuteilung, EDV-Zugänge und alles Weitere, was nach Einstellung benötigt wird.

Krankenhaus oder größeres Unternhemen, so funktioniert ELBIS:

Ein Bewerber gelangt über die Homepage des Klinikums oder Unternehmens, oder direkte Verlinkung auf eine Stellenanzeige auf die Weboberfläche von ELBIS.

Hier besteht die Wahl, sich direkt auf eine Ausschreibung zu bewerben, oder initiativ.
Je nach gewünschter Stelle (Ärztlicher Dienst, Pflegedienst, Verwaltungsdienst oder Technischer Dienst), werden die erforderlichen Stammdaten und Dokumente abgefragt. Ist die Bewerbung vollständig, kann diese eingereicht werden.

Allerdings können auch schriftliche Bewerbungen gescannt und hausintern eingetragen werden!

Der zuständige Mitarbeiter intern (Pflegedirektion, Chefarzt usw.) wird informiert, dass eine Bewerbung für seinen Bereich vorliegt.

Das System ist in 6 Phasen aufgeteilt um den gesamten Bewerbungsprozess intern und die Kommunikation mit dem Bewerber zu steuern.

Phase 0:

Bewerbungseingänge werden den Zuständigen zugeordnet.

Phase 1:

Einladung zum Vorstellungsgespräch, Bewerbungsannahme oder Ablehnung, Weitegabe zu Phase 2.

Phase 2:

Auf Phase 2 hat die Personalabteilung Zugriff und hinterlegt die stellenspezifischen Daten (Stelleanteil, Tarifgruppe, Betriebsteil etc.). Leitet weiter in Phase 3.

Phase 3:

Sobald ein Bewerber in Phase 3 geschoben wurde, erhält die Geschäftsführung/ Prokurist die Meldung, dass ein Bewerber zu Freigabe vorliegt.
Hier wird der Personalbogen mit allen erforderlichen Informationen angezeigt und eine Freigabe, Ablehnung oder Nachbearbeitung der Personalabteilung gefordert.
Durch Freigabe der Bewerbung, wird diese in Phase 4 übermittelt.

Phase 4:

Hier werden ein oder mehrere Mitglieder des Betriebsrates, Gleichstellungbeauftragte oder weitere informiert, dass ein Bewerber zur Prüfung vorliegt. Die relevanten Informationen werden als Dossier bereitgestellt. Hier kann Zustimmung, Ablehnung oder Nachbearbeitung erfolgen. Ein spezielles Formular zum Antrag der Personalmaßnahme wird generiert und auch die Betriebsratsvorlage.

Phase 5:

Hinweis an Personalabteilung zur Erstellung des Arbeitsvertrages und Hinweis an die Benutzer der Phase 1, dass zum Einstellungsgespräch geladen werden kann.

Danach ist der Bewerbungsprozess abgeschlossen.

*Hinweis:

Die einzelnen Phasen können durch verschiedene Mitarbeiter hausintern besetzt werden. Das System kann aber auch mit sog. Personalmanagern arbeiten, die dann Zugriff auf mehrere Phasen haben. Das Rechtesystem der Benutzer ist insgesamt flexibel!

Danach können, je nach Einstellung, verschiedene Verwaltungsakte in Gang gebracht werden, um die neu besetzte Stelle auszustatten.

Der gesammte Vorgang wird unter "Personal" und der Zuordnung im System abgelegt und kann als Personal verwaltet werden.

Denkbare Erweiterungen wären:

• Automatische Erinnerung an Fachkundelehrgänge (z.B. Strahlenschutz etc.)
• Mitarbeiterzugriff auf elektronische Lohnabrechnungen
• Zugriff der Mitarbeiter auf Profildaten zum Zweck der Aktualisierung von Bankdaten/ Adressen und Weiterbildungen
• Abteilungsinterne oder hausinterne Newsletter
• Schnittstellen zu Abrechnungssystemen
• uvm.

Einbindung in bestehende Systeme

ELBIS kann sich anpassen! Die Trennung zwischen System, Frontend und Arbeitsumgebung ermöglicht jegliche Anpassung und Integration in ihre bestehende Internetseite. ELBIS wird responsive geliefert und ist somit von allen Endgeräten aus zu bedienen.

Datenschutzrechtlich auf der sicheren Seite!

Unternehmen, Konzerne und Kommunen stehen immer mehr in der Aufgabe, verantwortungsvoll im Sinne des Datenschutzes mit Bewerbungsunterlagen umzugehen. Wer darf die Bewerbungsunterlagen sichten, wie gehe ich mit elektronisch übermittelten Daten um und wie lange darf ich diese vorhalten? Fragen, auf die ELBIS klare Antworten hat!

Lesen Sie den Artikel "Datenschutz im Bewerbungsverfahren" einer namhaften Zeitschrift für den Bereich Datenschutz: Artikel als PDF downloaden